📘 Manual práctico — IZYFCO CRM

Visión CRM — reunión Jorge (14 ago 2026)

El CRM debe funcionar con o sin Agent Boost. La IA puede conectarse por API, pero el panel es la herramienta del asesor: calendario, pipeline, leads manuales e interacciones.

1. Inicio de sesión

1. Abra el panel CRM en su navegador.
2. Ingrese su correo y contraseña asignados por el administrador.
3. Tras entrar verá el menú superior: Kanban, Leads, Clientes, Tareas, Agenda, Seguimientos, Reportes.

2. Flujo del negocio

Dos orígenes de leads

2b. Crear cliente manual (paso a paso)

No todo prospecto viene de Meta. Referidos, ferias, visitas a oficina o llamadas directas se registran a mano en el CRM. Serán pocos, pero son válidos y se gestionan igual que los de Agent Boost.

Opción A — menú Clientes (recomendado)

1. Menú superior → Clientes
2. Botón azul Nuevo cliente
3. Complete: Contacto (obligatorio), teléfono, email, Proyecto (lista, no texto libre)
4. Elija Asesor (o deje auto-asignación por proyecto)
5. Crear cliente — entra en etapa Contactado

Opción B — Kanban

1. Menú Kanban
2. Botón Nuevo lead (arriba a la derecha)
3. Mismo formulario → queda como origen Manual

Después de crearlo

• En la tabla verá origen Manual (azul), no Agent Boost (violeta)
• Abra la ficha → cree tareas, registre seguimientos
• Al cerrar: mueva etapa a Reserva confirmada o Descartado (con motivo)

3. Kanban — Pipeline

Vista principal con columnas por etapa comercial IZYFCO. Cada tarjeta es un lead.

• Etapas: Contactado → Cita confirmada → Cotización → En negociación → Reserva confirmada / Descartado.
• Etiqueta de proyecto — color arriba de la tarjeta (City Life, Nogal, etc.). Admin: menú Proyectos.
• Vendedores — solo ven leads de los proyectos que el administrador les asignó en Usuarios → Proyectos.
• Arrastrar — suelte la tarjeta en cualquier columna (sin restricciones).
• No lineal — puede saltar etapas o volver atrás; Descartado en cualquier momento.
• Última interacción — fecha y hora en cada tarjeta (debajo del contacto).
• Fecha inicio / Fecha fin — arriba del kanban; muestra solo leads con interacción en ese rango.
• Badges de origen (Manual, Agent Boost, Instagram, etc.), tareas y seguimientos.

El CRM funciona sin Agent Boost: use Nuevo lead para captura manual. Agent Boost es opcional (IA).

Los leads en etapa Nuevo (bandeja de registro) no aparecen aquí hasta pulsar Al Kanban en Leads.

3a. Leads (tabla por proyecto)

Pantalla tipo CRM anterior: lista por desarrollo (ej. PROYECTO: CITY LIFE). Menú Leads.

Orígenes

• Web, Meta, TikTok, Manual y leads de Agent Boost.
• Filtro por origen arriba de la tabla (junto al selector de proyecto).
• Búsqueda rápida — texto libre sobre los leads cargados del proyecto.

Filtros por columna

Debajo del encabezado de cada columna hay un campo Filtrar… (o desplegable en Cotización). Escriba parte del nombre, teléfono, estado, vendedor, fecha, etc. Los filtros se combinan entre sí y actúan sobre la lista ya cargada.

• Cotización — desplegable Todos / SÍ / NO.
• Limpiar filtros de columna — enlace bajo el contador cuando hay algún filtro activo.

Columnas (según reunión Jorge)

No se muestran: fecha de asignación, tareas sueltas, fecha de cierre ni ID numérico (eliminados respecto al CRM viejo).

1. Elija el proyecto en el encabezado de color.
2. + Nuevo lead → origen Web/Meta/TikTok/Manual → entra en etapa Nuevo.
3. Asigne vendedor y revise estado.
4. Al Kanban cuando deba trabajarse en el pipeline comercial.

3b. Proyectos inmobiliarios (administrador)

Catálogo de desarrollos IZYFCO con color para el kanban. Los vendedores se vinculan en Usuarios → Proyectos.

1. Menú superior → Proyectos (junto a Usuarios y Etapas).
2. Revise la lista (City Life, Nogal, Cerezo, Vista Hermosa, Altamar, Brisas, etc.).
3. Para agregar uno nuevo: nombre + color → Agregar.

4. Clientes

Tabla con CRUD completo: buscar, crear, editar y eliminar prospectos.

• Buscar — por nombre, teléfono, email o proyecto.
• Nuevo cliente — crea un lead manual (origen azul «Manual»).
• Editar — clic en el nombre o icono lápiz; cambie datos, proyecto, etapa, asesor.
• Eliminar — icono papelera (solo si está seguro; irreversible).
• Ver ficha — icono enlace para tareas, seguimientos e historial.

Columnas: contacto, proyecto, etapa, asesor, tareas pendientes y origen (Agent Boost o Manual).

5. Ficha del lead

Desde Kanban, Leads o Clientes, entre al detalle del lead.

Qué verá

• Etiqueta de proyecto — color (City Life=rojo, Nogal=verde, Cerezo=rosado, Vista Hermosa=azul, Altamar=morado, Brisas=celeste). Sin campo de texto «proyecto inmobiliario».
• Editar — botón arriba a la izquierda: activa edición de contacto, email y teléfono; Guardar confirma.
• Origen y fecha de creación (solo lectura si vienen de Agent Boost).
• En negociación — textarea de acuerdos + botones Positivo/Negativo (solo en esa etapa).
• Mover etapa — selector + motivo obligatorio.
• Registro de interacción — llamada, WhatsApp, visita, etc.; botón Guardar en historial arriba a la derecha.

No aparecen: empresa, inventario ERPWEB, presupuesto ni responsable (asignación en menú Leads).

No hay botón Eliminar en la ficha (Jorge).

Canal Agent Boost

Si el lead viene del agente, verá canal (Instagram, WhatsApp, etc.) y datos de sesión.

6. Tareas

Las tareas son recordatorios de acción: llamar, enviar brochure, agendar visita, etc.

Crear tarea (desde ficha del lead)

1. Abra el lead.
2. En la sección Tareas, escriba el título (ej. «Llamar para confirmar visita»).
3. Opcional: canal, fecha límite.
4. Guarde.

Menú Tareas

Lista global de sus pendientes. Marque completada con el círculo ✓. Filtre por estado o asesor (admin).

7. Seguimientos e interacciones

Cada contacto con el cliente debe quedar registrado en el historial.

Registrar interacción

1. En la ficha del lead → Registro de interacción (panel derecho).
2. Elija tipo: Llamada, WhatsApp, Visita, Email o Nota.
3. Escriba un resumen claro (qué se habló, acuerdos, próximo paso).
4. Si aplica, vincule una tarea y el resultado:

El menú Seguimientos muestra el historial reciente de toda la empresa (o solo su cartera).

8. Mover etapas (Reserva confirmada / Descartado)

Etapas del pipeline IZYFCO (reunión Jorge): Contactado → Cita confirmada → Cotización → En negociación → Reserva confirmada / Descartado.

1. En Kanban: arrastre la tarjeta, o en la ficha: sección Mover etapa.
2. Seleccione la nueva etapa.
3. Obligatorio (en ficha): motivo del cambio (ej. «Cliente reservó unidad» o «No le interesa el proyecto»).

9. Reportes

• Total de leads, oportunidades en pipeline, conversión
• Ventas cerradas (valor)
• Tareas pendientes y seguimientos realizados
• Gráfico por etapa y tabla de asesores (admin)
• Horas de jornada programadas — suma mensual por vendedor (flexible: 10 h un día, 6 h otro, descansos distintos cada semana)

En Reportes, elija el mes en «Horas de jornada programadas» para ver cuántas horas tiene configurado cada asesor según el horario de la empresa (no es fichaje real).

10. Agenda de visitas

La Agenda muestra el horario de la empresa (gris), las citas de Agent Boost, sus citas manuales (morado) y días no trabajo (rojo). Hora de Ecuador.

Dos pestañas al entrar en Agenda

El administrador configura la jornada en menú Horario (Configuración). Los vendedores marcan bloqueos en el calendario.

Calendario — 15 días y colores

Al abrir Agenda verá 15 días seguidos con franjas horarias. Cada color significa algo distinto:

Use las flechas < > para avanzar o retroceder 15 días y Hoy para volver al periodo actual.

Bloqueos en el calendario — desde / hasta

En el calendario, clic en franja verde o gris → elija el Tipo:

• Cita manual — obligatorio «¿Qué va a hacer?»; debe caber en un tramo de la jornada.
• No trabajo / día libre — bloquea su agenda (rojo); motivo opcional.

Ejemplos:

• Permiso mañana 9:00–12:00 → Desde 09:00, Hasta 12:00, actividad «Permiso personal».
• Día completo → active Todo el día.
• Reunión de 2 h → Desde 14:00, Hasta 16:00.

La cita aparece en morado en el calendario. Clic en ella → ver detalle o Eliminar (el tramo vuelve a estar libre para Agent Boost).

Horario de la empresa (solo administrador)

1. Menú superior → Horario (o Agenda → Horario empresa).
2. Configure bloques por día (lunes a domingo): hora inicio/fin, duración mínima de slot 30 min.
3. Puede haber varios bloques por día (ej. mañana y tarde con almuerzo en medio).
4. Guardar horario empresa — todos los vendedores comparten la misma jornada base.

Bandeja — Agent Boost propone, usted confirma

Cuando Agent Boost coordina una visita, la cita llega amarilla («por confirmar»). La IA no confirma sola: el asesor debe Aceptar o Rechazar.

1. Pestaña Bandeja o clic en cita amarilla en el calendario.
2. Aceptar (usted confirma) → cita verde; nota en el lead; el kanban pasa el lead a Cita confirmada (ver Agenda y pipeline).
3. Rechazar → indique motivo; Agent Boost puede ofrecer otro horario.
4. Quitar / Reasignar — según bandeja o calendario.

Agenda y columna «Cita confirmada»

Flujo acordado con Jorge:

1. Lead en Contactado (contestó o hay conversación).
2. Agent Boost propone visita en cupo libre o el asesor agenda cita manual (morado).
3. Cuando la visita queda confirmada por el asesor (Aceptar en Bandeja), el lead pasa a Cita confirmada en el kanban.
4. Si agendó visita manual sin Agent Boost, mueva usted la tarjeta a Cita confirmada en Kanban.

Quitar citas de la agenda

Si anotó mal una cita manual o ya no aplica una visita, puede quitarla y liberar el horario:

Resumen rápido

11. Usuarios del CRM (administrador)

Solo el rol Administrador puede crear y editar usuarios del panel web.

1. Inicie sesión como administrador.
2. Menú superior → Usuarios (junto a Etapas).
3. Nuevo usuario: email, nombre, contraseña y rol.
4. Para editar: botón Editar en cada fila (cambiar clave, rol o desactivar).
5. Para vendedores: botón Proyectos o marque desarrollos al crear/editar el usuario.

Vendedores y proyectos inmobiliarios

Cada vendedor solo ve y gestiona leads de los proyectos asignados (City Life, Nogal, Cerezo, etc.). El administrador controla esa lista.

Opción A — botón Proyectos (rápido)

1. Menú → Usuarios.
2. En la fila del vendedor, clic en Proyectos (icono edificio).
3. Marque o desmarque los desarrollos con las casillas de color.
4. Guardar proyectos.

Opción B — al crear o editar usuario

1. Nuevo usuario o Editar en un vendedor existente.
2. Rol = Vendedor.
3. En la sección Proyectos asignados, marque los desarrollos.
4. Crear usuario o Guardar cambios (guarda usuario y proyectos a la vez).

Resumen rápido — usuarios y proyectos

Roles

Usuarios de prueba (instalación inicial)

12. Preguntas frecuentes

¿Cómo filtro la tabla de Leads por columna?

Menú Leads → segunda fila bajo los títulos de columna. Escriba en Filtrar… (nombre, apellido, estado, celular, email, vendedor, fecha u origen). En Cotización use el desplegable SÍ/NO. Use Limpiar filtros de columna para resetear.

¿Puedo crear un cliente que no vino de Instagram/WhatsApp?

Sí. En Clientes → Nuevo cliente (o Kanban → Nuevo lead) registre referidos, visitas a oficina, ferias o llamadas directas. Quedará como origen Manual y se gestiona igual: tareas, seguimientos y cierre.

¿Cómo asigno proyectos a un vendedor?

Como administrador: Usuarios → botón Proyectos en el vendedor → marque City Life, Nogal, etc. → Guardar proyectos. También puede hacerlo al Editar el usuario (sección «Proyectos asignados»).

¿Por qué un vendedor no ve leads en el kanban?

Revise en Usuarios que tenga proyectos marcados. Solo ve leads de esos desarrollos y de su cartera. El administrador ve todos y puede filtrar por vendedor.

¿No veo un lead que debería estar asignado a mí?

Compruebe que el lead pertenezca a un proyecto que usted atiende y que usted sea el responsable. Si es admin, use el filtro por vendedor en el kanban.

¿Puedo borrar un lead?

Sí, desde Clientes (icono papelera) o desde la ficha (botón Eliminar). Use con cuidado; no elimine leads reales de Agent Boost.

¿Qué pongo en «Proyecto»?

Nombre del desarrollo, torre o lote (ej. «Torre Central», «Urbanización Los Álamos»).

¿Cómo pongo un permiso o reunión en mi agenda?

Agenda → Calendario → clic en franja verde → elija Desde y Hasta (como en Teams) o active Todo el día. Escriba la actividad y guarde. Aparece en morado; Agent Boost no usará ese horario.

¿Por qué no puedo agendar en ciertas horas?

Las citas manuales deben caber en un tramo gris. Use tipo No trabajo para permisos amplios.

¿Cuándo pasa un lead a «Cita confirmada»?

Cuando usted acepta una visita propuesta por Agent Boost (Bandeja), o cuando mueve manualmente la tarjeta tras agendar una visita con el cliente.

¿Agent Boost confirma citas solo?

No. Solo propone (amarillo). Usted confirma con Aceptar.

¿Cómo quito una cita de mi agenda?

Cita manual (morado): clic en la cita → Quitar de la agenda. Visitas Agent Boost: en calendario o bandeja use Quitar; si ya estaba confirmada puede indicar motivo. El horario vuelve a quedar libre.

13. Pendientes (fuera del panel actual)

Temas de la reunión Jorge que aún no están en este CRM o requieren otro proveedor:

• WhatsApp empresarial (Chatín) — número centralizado por proyecto; historial si el asesor se va.
• Handoff reserva → ventas inmobiliarias — integración ERP al confirmar reserva. Análisis: Documentacion/ANALISIS_CRM_VENTAS_INMOBILIARIAS.md.

La pantalla Leads (lista por proyecto con filtros por columna) ya cubre la bandeja «pre-kanban» del CRM anterior.

Preguntas para Agent Boost: ver Documentacion/RESUMEN_PARA_JORGE.md sección 5.